Termo de Segurança e Privacidade

Este Termo estabelece os princípios e diretrizes adotados pelo CondOuve para:

• proteger dados pessoais e informações confidenciais;
• preservar a privacidade dos usuários;
• garantir a segurança das denúncias, relatos e comunicações realizadas pela plataforma;
• prevenir acessos não autorizados;
• reduzir riscos de perda, alteração, divulgação ou destruição indevida de informações;
• estabelecer critérios de tratamento, armazenamento e acesso aos dados;
• proporcionar transparência sobre as práticas de segurança e privacidade adotadas pelo CondOuve.

Este Termo aplica-se aos usuários da plataforma CondOuve, incluindo, conforme aplicável:

• denunciantes e relatores;
• colaboradores e empregados das empresas contratantes;
• administradores e gestores autorizados;
• profissionais responsáveis por Compliance, Auditoria, Recursos Humanos, Jurídico, Controles Internos e áreas relacionadas;
• terceiros autorizados a utilizar a plataforma;
• clientes e representantes das empresas contratantes.

O CondOuve também poderá tratar dados pessoais de pessoas relacionadas aos relatos e denúncias registrados na plataforma, sempre de acordo com a finalidade e a base legal aplicáveis.

O CondOuve adota como princípios fundamentais:

Finalidade: os dados são tratados para finalidades legítimas, específicas e informadas.

Adequação: o tratamento deve ser compatível com as finalidades informadas.

Necessidade: são tratados apenas os dados necessários para o cumprimento das finalidades estabelecidas.

Transparência: buscamos fornecer informações claras sobre o tratamento de dados pessoais.

Segurança: adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas.

Prevenção: são adotadas medidas destinadas a prevenir a ocorrência de danos relacionados ao tratamento de dados.

Não discriminação: os dados pessoais não serão utilizados para finalidades ilícitas ou abusivas.

Responsabilização: o CondOuve mantém medidas e procedimentos destinados a demonstrar sua atuação responsável na proteção de dados.

Dependendo da utilização da plataforma e das configurações estabelecidas pela empresa contratante, poderão ser tratados dados como:

• nome;
• e-mail;
• telefone;
• cargo ou função;
• informações profissionais;
• informações relacionadas ao vínculo com determinada organização;
• dados de acesso e autenticação;
• registros de utilização da plataforma;
• endereço IP;
• data e horário de acesso;
• informações técnicas do dispositivo e navegador;
• informações fornecidas voluntariamente pelo usuário em denúncias, relatos, manifestações ou comunicações.

Os relatos realizados por meio da plataforma podem conter informações de natureza confidencial ou dados pessoais de terceiros.

Por essa razão, o conteúdo dos relatos deve ser tratado com elevado grau de proteção e confidencialidade.

O CondOuve disponibiliza recursos tecnológicos para permitir o registro e o gerenciamento de denúncias, relatos e manifestações relacionadas a questões éticas, de compliance, conduta e integridade.

Dependendo da configuração realizada pela empresa contratante, o canal poderá permitir o registro identificado ou anônimo.

Quando o canal estiver configurado para permitir denúncias anônimas, o CondOuve não deverá utilizar mecanismos destinados a identificar o denunciante simplesmente em razão da utilização da plataforma.

Entretanto, a possibilidade de anonimato pode ser limitada por informações voluntariamente fornecidas pelo próprio denunciante no conteúdo do relato ou por circunstâncias externas ao funcionamento da plataforma.

Recomenda-se que o denunciante não forneça informações que possam revelar sua identidade quando desejar permanecer anônimo.

O CondOuve reconhece que denúncias, relatos e investigações podem conter informações altamente sensíveis para as organizações envolvidas.

Por isso, o acesso às informações deve observar critérios de autorização e necessidade.

O conteúdo dos relatos não deverá ser disponibilizado publicamente nem utilizado para finalidades incompatíveis com aquelas relacionadas à gestão do canal de ética, integridade, compliance, investigação e tratamento das ocorrências.

O CondOuve poderá permitir que a empresa contratante determine quais usuários terão acesso às informações, respeitando os níveis de permissão disponibilizados pela plataforma.

O CondOuve adota mecanismos de controle de acesso destinados a restringir o acesso às informações aos usuários devidamente autorizados.

Entre as medidas adotadas ou que poderão ser adotadas estão:

• autenticação de usuários;
• controle de permissões;
• segregação de acessos;
• gestão de perfis;
• registros de atividades;
• mecanismos de proteção contra acessos indevidos;
• monitoramento de eventos relacionados à segurança;
• revisão de permissões quando aplicável.

Os usuários são responsáveis pela confidencialidade de suas credenciais de acesso e não devem compartilhá-las com terceiros.

O CondOuve adota medidas técnicas e administrativas razoáveis e compatíveis com os riscos envolvidos para proteger os dados tratados pela plataforma.

Essas medidas podem incluir, conforme aplicável:

• criptografia de dados em trânsito;
• mecanismos de proteção de infraestrutura;
• controles de acesso;
• autenticação;
• registros e auditoria de eventos;
• monitoramento de segurança;
• mecanismos de backup;
• procedimentos de recuperação;
• atualização e manutenção dos sistemas;
• gestão de vulnerabilidades;
• controles administrativos e organizacionais.

As medidas de segurança são continuamente avaliadas e poderão ser aprimoradas de acordo com a evolução tecnológica, os riscos identificados e as necessidades do serviço.

Os dados pessoais serão armazenados pelo período necessário para cumprir as finalidades para as quais foram coletados, atender obrigações legais ou regulatórias, exercer direitos ou cumprir outras finalidades legítimas previstas na legislação.

O período de retenção poderá variar de acordo com:

• natureza do dado;
• finalidade do tratamento;
• contrato celebrado com a empresa contratante;
• natureza da denúncia ou ocorrência;
• obrigações legais ou regulatórias;
• necessidade de preservação de evidências;
• exercício regular de direitos.

Após o término do período aplicável, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos quando houver fundamento legal para sua conservação.

O CondOuve não comercializa dados pessoais para fins incompatíveis com as finalidades estabelecidas neste Termo.

Os dados poderão ser compartilhados quando necessário:

• para execução dos serviços contratados;
• com a empresa responsável pela contratação do CondOuve;
• com usuários autorizados pela organização contratante;
• com fornecedores e prestadores de serviços necessários à operação da plataforma;
• para cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• para atendimento de determinações de autoridades competentes;
• para exercício regular de direitos;
• para prevenção ou investigação de fraudes e incidentes de segurança;
• quando houver consentimento ou outra base legal aplicável.

Quando terceiros tiverem acesso a dados pessoais para prestação de serviços ao CondOuve, deverão observar obrigações de confidencialidade, segurança e proteção de dados compatíveis com suas atividades.

Em determinadas operações realizadas por meio da plataforma, a empresa contratante poderá definir as finalidades e os meios relacionados ao tratamento dos dados pessoais.

Nessas situações, a empresa contratante poderá atuar como Controladora dos dados pessoais, enquanto o CondOuve poderá atuar como Operador, conforme as características específicas do tratamento e do contrato estabelecido entre as partes.

A definição da posição de cada parte dependerá da natureza concreta da operação de tratamento.

O CondOuve poderá atuar como Controlador em determinadas atividades próprias relacionadas à operação de seus negócios.

Nos termos da LGPD e observadas as hipóteses e limitações legais, os titulares de dados pessoais poderão exercer direitos relacionados aos seus dados, incluindo:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade;
• portabilidade, quando aplicável;
• informação sobre compartilhamentos;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências;
• revogação do consentimento, quando esta for a base legal aplicável;
• oposição ao tratamento em determinadas hipóteses previstas na legislação.

Alguns direitos poderão estar sujeitos a limitações previstas na LGPD ou em outras normas aplicáveis.

Solicitações relacionadas a direitos dos titulares ou dúvidas sobre o tratamento de dados poderão ser encaminhadas ao CondOuve por meio do canal oficial de privacidade disponibilizado pela empresa.

E-mail de privacidade: contato@condouve.com.br

Quando necessário, o CondOuve poderá solicitar informações adicionais para confirmar a identidade do solicitante e evitar o atendimento indevido de solicitações.

O CondOuve mantém procedimentos destinados à identificação, avaliação, tratamento e resposta a incidentes de segurança da informação.

Quando ocorrer um incidente que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, serão adotadas as medidas previstas na legislação aplicável, incluindo, quando cabível, comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares afetados.

A comunicação será realizada de acordo com os requisitos legais e regulamentares aplicáveis ao caso concreto.

A plataforma CondOuve poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes para finalidades relacionadas ao funcionamento, segurança, desempenho e melhoria dos serviços.

Quando aplicável, informações adicionais sobre o uso de cookies poderão ser apresentadas em Política de Cookies específica.

Dependendo da infraestrutura tecnológica utilizada pelo CondOuve e por seus fornecedores, determinados dados poderão ser armazenados ou processados fora do território brasileiro.

Quando houver transferência internacional de dados pessoais, o CondOuve adotará os mecanismos exigidos pela legislação aplicável, observando as regras estabelecidas pela LGPD e pela regulamentação da ANPD.

Os usuários da plataforma devem:

• manter suas credenciais de acesso em segurança;
• não compartilhar senhas ou mecanismos de autenticação;
• utilizar a plataforma exclusivamente para finalidades legítimas;
• não inserir informações falsas ou fraudulentas;
• evitar inserir dados pessoais desnecessários em denúncias e relatos;
• comunicar suspeitas de acesso indevido ou incidentes de segurança;
• respeitar a confidencialidade das informações às quais tenham acesso.

Embora o CondOuve adote medidas técnicas e administrativas destinadas à proteção das informações, nenhum sistema conectado à internet pode garantir segurança absoluta.

O CondOuve trabalha continuamente para reduzir riscos de segurança, mas não pode garantir que seus sistemas estarão permanentemente livres de vulnerabilidades, ataques, falhas ou eventos imprevisíveis.

Este Termo poderá ser atualizado periodicamente para refletir alterações legais, regulatórias, tecnológicas ou operacionais.

A versão mais recente estará disponível nos canais oficiais do CondOuve.

Quando houver alterações relevantes, o CondOuve poderá adotar medidas adicionais para comunicar os usuários, quando apropriado.

Este Termo será interpretado de acordo com a legislação brasileira, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — Lei nº 13.709/2018, sem prejuízo de outras normas aplicáveis à proteção de dados, segurança da informação, privacidade e utilização dos serviços.

Para dúvidas, solicitações ou assuntos relacionados à privacidade e proteção de dados:

CondOuve
Site: https://www.condouve.com.br
E-mail: contato@condouve.com.br